SOP Operator RDM

Artikel ini adalah SOP (Standard Operating Procedure / Prosedur Operasional Standar) untuk Operator Aplikasi Rapor Digital Madrasah (RDM). SOP ini melengkapi Artikel 2 — Panduan Admin/Operator (yang membahas menu dan fitur). Fokus SOP ini adalah: rutinitas kerja, keamanan akun, backup, dan prosedur darurat agar operasional musim rapor lebih tenang.

Siapa yang wajib membaca?
  • Operator RDM (utama)
  • Admin TU (Tata Usaha) yang membantu operasional
  • Kepala Madrasah/Waka (minimal bagian otorisasi dan alur “go/no-go”)

1) Prinsip Utama SOP (Anti Panik)

  1. Satu link resmi: semua guru/wali kelas memakai URL yang sama. Hindari banyak versi link.
  2. Ubah di luar jam ramai: perubahan besar dilakukan sore/malam (bukan saat input nilai puncak).
  3. Backup sebelum perubahan: sebelum update, pindah semester, atau perubahan template, lakukan backup.
  4. Catat perubahan: setiap perubahan penting dicatat: tanggal, apa yang diubah, oleh siapa.
  5. Uji dari 2 jaringan: minimal WiFi sekolah + data seluler untuk memastikan akses stabil.

2) Peran, Akses, dan Otorisasi

Tujuan: membatasi akses agar tidak “semua orang bisa semuanya”.

  • Operator: mengelola data master (guru, siswa, kelas), sinkron, pengaturan, backup/restore.
  • Admin aplikasi (Kepala/Waka/Staf): akses sesuai kebutuhan monitoring/otorisasi, bukan untuk edit massal.
  • Guru/Wali kelas: input nilai dan proses kelas, tidak mengubah data master.
Aturan emas: Operator jangan berbagi akun. Jika perlu bantuan, buat akun admin/staf sesuai fitur RDM, bukan berbagi user & kata sandi.

Banyak masalah “guru tidak bisa login” ternyata karena link berbeda (HTTP vs HTTPS, domain vs subdomain, atau typo). Karena itu, operator wajib menetapkan 1 tautan resmi.

  1. Tentukan URL final (contoh: https://rdm.nama-madrasah.sch.id).
  2. Pastikan link menggunakan HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure).
  3. Sematkan (pin) link resmi di grup guru (WhatsApp/Telegram) dan tempel di papan informasi TU.
  4. Buat pesan template: “Ini link resmi RDM, selain ini diabaikan.”
Catatan: Jika harus ganti domain/subdomain, lakukan “cut-over” terjadwal dan umumkan H-1.

4) Keamanan Akun Operator (Wajib)

Subjudul ini adalah inti pencegahan insiden: akun bocor, data berubah tanpa jejak, atau akses illegal. Terapkan poin di bawah ini minimal untuk akun Operator dan Admin Aplikasi.

4.1 Kebijakan Kata Sandi (Password)

  • Gunakan kata sandi panjang (minimal 12 karakter) dengan campuran huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol.
  • Hindari kata sandi umum (nama madrasah, tanggal lahir, “123456”, dan sejenisnya).
  • Ganti kata sandi bila ada pergantian operator atau indikasi kebocoran.

4.2 Kebijakan Perangkat (Laptop/HP)

  • Login operator hanya dari perangkat yang dipercaya (hindari komputer umum).
  • Aktifkan kunci layar (PIN/pola) dan jangan simpan kata sandi di catatan terbuka.
  • Jika memakai komputer TU bersama: selalu logout dan tutup browser setelah selesai.

4.3 Kebijakan Browser & Sesi

  • Gunakan browser terbaru dan bersihkan cache/cookie bila terjadi masalah login berulang.
  • Gunakan mode penyamaran (incognito) untuk uji cepat tanpa mengganggu sesi utama.
  • Hindari membuka banyak tab RDM untuk akun operator secara bersamaan saat jam sibuk.

4.4 Kebijakan Berbagi Akses

  • Dilarang membagikan user & kata sandi operator kepada guru atau pihak luar.
  • Jika perlu bantuan, buat akun admin/staf sesuai kebutuhan (lihat menu Admin Aplikasi di Artikel 2).
  • Catat siapa yang memiliki akses admin, dan kapan akses tersebut diberikan/dihapus.
Indikasi akun bermasalah: password tiba-tiba berubah, muncul aktivitas tidak dikenal, atau guru mengaku “tidak bisa login padahal benar”. Jika terjadi, jalankan SOP Insiden Darurat (bagian 9).

5) SOP Backup & Restore (Pemulihan)

Backup adalah “asuransi” operator. Minimal lakukan backup rutin dan simpan di lokasi aman.

5.1 Jadwal Backup Minimal

  • Mingguan: saat kondisi normal.
  • 2–3 hari sekali: saat mendekati input nilai/cetak rapor.
  • Sebelum perubahan besar: update, pindah semester, import massal, ubah template cetak.

5.2 Lokasi Simpan Backup

  • Simpan di 2 tempat: (1) penyimpanan lokal (HDD eksternal/flashdisk), (2) cloud (Drive).
  • Nama file disarankan: RDM_NamaMadrasah_YYYY-MM-DD_SemesterX.zip

5.3 Uji Restore (Pemulihan)

  • Minimal 1x per semester, lakukan uji restore di lingkungan uji (jika tersedia) atau koordinasi dengan tim hosting.
  • Tujuan uji: memastikan file backup benar-benar bisa dipakai saat darurat.

6) Rutinitas Harian/Mingguan Operator

6.1 Rutinitas Harian (5–10 Menit)

  1. Cek akses link resmi RDM (buka halaman login).
  2. Uji login akun operator (pastikan masuk normal).
  3. Cek apakah ada keluhan guru (login loop, halaman putih, lambat ekstrem).
  4. Jika jam sibuk: pantau status nilai (merah/hijau) agar tahu kelas/mapel yang macet.

6.2 Rutinitas Mingguan

  1. Backup data dan simpan di 2 lokasi.
  2. Rapikan daftar akun admin/staf (hapus akun tidak dipakai).
  3. Catat perubahan penting minggu ini (log perubahan internal).

7) SOP Saat Musim Rapor (Jam Sibuk)

Musim rapor biasanya beban akses meningkat. Operator perlu “mengatur ritme”, bukan memaksa semua input bersamaan.

  1. Jadwalkan input bertahap: per rombel (rombongan belajar) atau per tingkat.
  2. Hindari cetak massal pada jam puncak input nilai.
  3. Gunakan status nilai untuk melihat mapel/kls yang belum selesai.
  4. Jika lambat: stop aktivitas berat sementara (upload besar / cetak massal), lanjutkan setelah jam sepi.
Tip: Buat “jam layanan operator” (mis. 08.00–10.00 & 13.00–15.00) agar semua keluhan terpusat.

8) SOP Perubahan Kritis (Semester, Kelas, Mapel, Template Cetak)

Perubahan kritis adalah perubahan yang berpotensi mengubah banyak data/hasil cetak.

  1. Backup dulu (wajib).
  2. Catat rencana: apa yang akan diubah, kapan, dan siapa penanggung jawab.
  3. Uji sampel: lakukan pada 1 kelas dulu (cek tampilan rapor, nilai, dan cetak PDF).
  4. Go/No-Go: jika sampel aman, lanjutkan; jika tidak, rollback (kembali) pakai backup.

9) SOP Insiden Darurat (Lambat, Login Loop, Error Database)

Gunakan alur berikut saat ada insiden:

9.1 Langkah Cepat (5 Menit)

  1. Pastikan link yang dipakai guru adalah link resmi (HTTPS).
  2. Uji dari 2 jaringan (WiFi sekolah dan data seluler).
  3. Coba login mode penyamaran (incognito) untuk cek masalah cookie/sesi.
  4. Jika tetap gagal: minta screenshot pesan error dan jam kejadian.

9.2 Jika “Login Loop” (kembali ke halaman login)

  • Cek apakah akses sudah HTTPS.
  • Hapus cache/cookie atau coba browser lain.
  • Jika baru ganti domain: pastikan base URL sudah sesuai (butuh bantuan admin/hosting).

9.3 Jika “Database connection failed”

  • Ini biasanya terkait konfigurasi database (host/user/password/nama database) atau server database bermasalah.
  • Jangan ubah-ubah konfigurasi tanpa backup dan catatan.
  • Segera hubungi tim teknis/hosting dengan menyertakan waktu kejadian dan screenshot.
Format laporan insiden (copy):
Nama madrasah: …
URL RDM: …
Waktu kejadian: …
Gejala: lambat/login loop/error database …
Uji yang sudah dilakukan: incognito / ganti jaringan / ganti browser …
Screenshot: (lampirkan)

10) Checklist Cepat (Print/Copy)

  • [ ] 1 link resmi RDM (HTTPS) sudah disematkan di grup
  • [ ] Backup mingguan (normal) / lebih sering (musim rapor)
  • [ ] Backup sebelum perubahan besar
  • [ ] Tidak ada akun operator yang dibagi
  • [ ] Kata sandi operator kuat & diganti saat pergantian petugas
  • [ ] Catatan perubahan (log) tersimpan rapi
  • [ ] Uji akses dari 2 jaringan
  • [ ] Jadwal input bertahap per rombel/tingkat

Baca Juga

Daftar Pustaka

  • Direktorat Jenderal Pendidikan Islam, Kementerian Agama Republik Indonesia. Surat Edaran Nomor B-1189/DJ.I/Dt.I.I/PP.00/10/2024 tentang Panduan Penggunaan Aplikasi Rapor Digital Madrasah. 3 Oktober 2024.
  • OWASP (Open Worldwide Application Security Project). Authentication Cheat Sheet. (Rujukan praktik aman kata sandi dan autentikasi).
Seri Panduan RDM
Artikel Tambahan — SOP Operator

Subscribe to: Comments (Atom)