Kebijakan Retensi Data Hosch.id
Kerangka operasional untuk menentukan kapan data dipertahankan, diekspor, dihapus dari sistem aktif, tetap berada sementara di backup, atau dipertahankan karena kewajiban yang sah. Masa retensi tidak disamaratakan untuk seluruh layanan.
Landasan hukum dan batas dokumen
Kebijakan ini adalah pedoman operasional publik Hosch.id, bukan sertifikasi, opini hukum individual, atau pernyataan bahwa seluruh layanan memiliki konfigurasi yang sama.
Ruang lingkup mengikuti data yang berada dalam kendali teknis dan hubungan layanan.
Kebijakan ini tidak mengklaim kontrol atas seluruh data yang berada pada platform eksternal atau sistem yang tidak dikelola Hosch.id.
Data pada komponen yang termasuk ruang lingkup layanan Hosch.id.
Salinan pemulihan mengikuti jadwal, lokasi, rotasi, retensi, dan kemampuan infrastruktur terkait.
Data pada platform/provider eksternal dapat mengikuti capability, retensi, dan kebijakan penyedia.
Perlakuan mengikuti tujuan pemrosesan, peran para pihak, instruksi yang sah, dan ketentuan yang berlaku.
Lokasi penyimpanan tidak disederhanakan menjadi “semua data wajib berada di Indonesia”.
Lokasi aktual bergantung pada klasifikasi sistem, arsitektur layanan, provider, kebutuhan keamanan/availability, serta kewajiban hukum yang berlaku.
| Konteks | Prinsip | Implikasi |
|---|---|---|
| PSE Lingkup Publik | PP 71/2019 menetapkan kewajiban utama pengelolaan/pemrosesan/penyimpanan di Indonesia, dengan kondisi tertentu untuk penggunaan luar wilayah. | Status institusi dan layanan perlu dinilai sebelum menentukan arsitektur. |
| PSE Lingkup Privat | PP 71/2019 memungkinkan pengelolaan/pemrosesan/penyimpanan di Indonesia dan/atau luar Indonesia dengan kewajiban yang relevan. | Lokasi tidak otomatis sama untuk semua layanan. |
| Transfer Data Pribadi | Transfer ke luar Indonesia harus memperhatikan ketentuan transfer Data Pribadi serta peran para pihak. | Periksa provider/subprosesor, instruksi, arsitektur, dan dasar yang sesuai. |
Klasifikasi digunakan sebagai panduan operasional, bukan kategori hukum universal.
| Kategori | Sensitivitas | Proteksi | Retensi |
|---|---|---|---|
| Data akademik | Tinggi | Akses terbatas sesuai peran/arsitektur. | Selama diperlukan untuk layanan, institusi, instruksi yang sah, atau kewajiban relevan. |
| Identitas & akun | Tinggi | Akses administratif dibatasi sesuai fungsi. | Selama hubungan layanan dan/atau selama masih diperlukan berdasarkan dasar yang sah. |
| Log sistem | Sedang–Tinggi | Terbatas untuk keamanan, troubleshooting, verifikasi, atau investigasi. | Sesuai kebutuhan keamanan/operasional, kapasitas, dan layanan. |
| Backup | Mengikuti data sumber | Akses terbatas untuk pemulihan. | Mengikuti siklus backup/rotasi layanan terkait. |
Siklus data: aktif → transisi → penghapusan aktif → rotasi backup → selesai / legal hold.
Urutan ini adalah model logis, bukan jumlah hari universal.
Data dipertahankan selama diperlukan untuk fungsi layanan, keamanan, operasi, atau kewajiban relevan.
Sebelum terminasi, pengguna dianjurkan melakukan ekspor, backup, atau migrasi.
Data yang tidak lagi diperlukan dijadwalkan dihapus dari sistem aktif.
Salinan lama berakhir mengikuti siklus rotasi backup yang berlaku.
Data selesai dihapus atau dipertahankan terbatas bila ada dasar sah.
Penghapusan sistem aktif tidak identik dengan penghapusan seketika dari seluruh backup.
Akses dihentikan dan data dihapus ketika tidak lagi diperlukan serta tidak ada dasar sah untuk mempertahankannya, sesuai capability/prosedur.
Salinan lama dapat tetap berada sementara di backup sampai rotasinya berakhir; backup bukan lingkungan normal untuk penggunaan harian.
Pengenal langsung dihilangkan/dibatasi sejauh memungkinkan; data yang masih dapat diidentifikasi kembali tetap Data Pribadi.
Cryptographic erasure atau secure overwrite tidak diklaim diterapkan universal pada seluruh media/provider.
Ekspor dan migrasi didukung sejauh aplikasi dan arsitektur memungkinkan.
Sediakan waktu untuk verifikasi akses, pencadangan, validasi sumber, dan pemindahan.
CSV, SQL, JSON, arsip file, atau format lain bergantung aplikasi/platform.
Periksa jumlah data, fungsi kritis, kompatibilitas, dan hak akses pada tujuan.
Peran data ditentukan oleh aktivitas pemrosesan aktual.
Hosch.id tidak diposisikan sebagai Pengendali seluruh data hanya karena memberikan layanan teknis.
Institusi bertanggung jawab atas dasar pemrosesan, akurasi data, akses internal, tujuan penggunaan, dan instruksi kepada penyedia teknis.
Hosch.id menjalankan pemrosesan teknis sesuai scope dan instruksi yang sah serta membantu kewajiban relevan sesuai hubungan layanan.
Retensi memperhitungkan provider yang berada di luar kendali langsung Hosch.id.
Informasi konfigurasi diberikan secara proporsional dengan keamanan, kerahasiaan, scope, dan hubungan provider.
Snapshot, backup, storage, atau log dapat mengikuti capability provider.
Blogger, email, CDN, SaaS, atau aplikasi eksternal dapat memiliki retention/deletion flow sendiri.
Data registrasi domain, histori, dan record mengikuti peran/kebijakan penyedia terkait.
Hosch.id tidak menyatakan memiliki ISO 27001, SOC 2, atau sertifikasi lain kecuali benar-benar tersedia dan diumumkan.
Notifikasi insiden mengikuti peran hukum, bukan satu kewajiban yang otomatis sama untuk semua pihak.
Jika insiden berpotensi memengaruhi Data Pribadi, Hosch.id melakukan penilaian awal, pembatasan dampak, dokumentasi, dan koordinasi sesuai perannya.
UU PDP menetapkan pemberitahuan tertulis paling lambat 3 × 24 jam kepada Subjek Data Pribadi dan lembaga dalam hal terjadi kegagalan Pelindungan Data Pribadi.
Hosch.id mendukung Pengendali dengan informasi dan tindakan relevan sesuai scope, instruksi, dan ketentuan yang berlaku.
Penghapusan dapat ditunda ketika ada dasar sah untuk mempertahankan data.
Contohnya kewajiban hukum, sengketa relevan, investigasi keamanan, atau permintaan sah dari otoritas berwenang.
Peninjauan kebijakan & ketentuan khusus
Kebijakan ditinjau bila ada perubahan material pada layanan, arsitektur, provider, praktik operasional, atau ketentuan hukum yang relevan.
Perubahan material diinformasikan melalui kanal layanan yang relevan.
Kontrak, SLA, instruksi pemrosesan, atau konfigurasi dapat memuat detail lebih spesifik.
Pengguna dapat meminta penjelasan retensi, backup, recovery, deletion, atau konfigurasi layanan yang digunakan.