Kebijakan Pelindungan Data Pribadi Hosch.id
Kebijakan ini menjelaskan kapan Hosch.id dapat bertindak sebagai Pengendali Data Pribadi, kapan dapat bertindak sebagai Prosesor Data Pribadi, jenis data yang mungkin diproses, dasar dan tujuan pemrosesan, retensi, keamanan, pihak ketiga, serta cara Subjek Data Pribadi menggunakan haknya.
1. Tujuan Kebijakan
Hosch.id memperhatikan pelindungan Data Pribadi yang berada dalam ruang lingkup layanan dan akses yang dikelolanya. Kebijakan ini disusun dengan merujuk terutama pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Kebijakan ini merupakan penjelasan operasional publik. Kebijakan tidak menggantikan teks peraturan perundang-undangan, kontrak layanan, instruksi Pengendali, atau kewajiban hukum yang berlaku pada kegiatan pemrosesan tertentu.
2. Ruang Lingkup Pemrosesan
Kebijakan berlaku sejauh Hosch.id melakukan pemrosesan Data Pribadi dalam penyediaan, administrasi, keamanan, atau dukungan layanan.
- administrasi pelanggan, penawaran, invoice, komunikasi, dan dukungan;
- domain, DNS, website, hosting, subdomain, atau akun terkait layanan;
- hosting dan dukungan teknis aplikasi pendidikan, termasuk RDM bila menjadi bagian dari layanan;
- log teknis, informasi akses, backup, konfigurasi, dan data lain yang diperlukan untuk keamanan atau troubleshooting;
- migrasi, pemulihan, perubahan konfigurasi, dan penghentian layanan.
3. Data Pribadi & Sumber Data
Data dapat berasal langsung dari pelanggan atau Subjek Data, dari sistem yang digunakan dalam penyediaan layanan, atau dari pihak ketiga yang secara sah terlibat.
Kontak & layanan
Nama, surel, nomor kontak, institusi, jabatan/peran, data transaksi dan informasi lain yang relevan dengan administrasi layanan.
Akun, log & konfigurasi
Identitas akun, informasi autentikasi yang diperlukan, alamat IP, log, konfigurasi, dan informasi teknis untuk operasi, keamanan, atau troubleshooting.
Data pada aplikasi pelanggan
Data guru, tenaga kependidikan, siswa, atau data lain yang ditempatkan pelanggan pada aplikasi yang dihosting, sejauh Hosch.id memiliki akses atau memprosesnya untuk layanan.
Data dari instruksi pengguna
Informasi yang disampaikan untuk bantuan, migrasi, pemulihan, konfigurasi, atau pekerjaan teknis lainnya.
Hosch.id berupaya membatasi pemrosesan pada data yang relevan dengan tujuan yang sah dan ruang lingkup layanan.
4. Pengendali, Prosesor & Pembagian Tanggung Jawab
Peran tidak ditentukan oleh nama paket. Peran ditentukan oleh aktivitas pemrosesan: siapa menentukan tujuan, siapa melakukan kendali, dan siapa hanya memproses atas nama pihak lain.
Hosch.id dapat menjadi Pengendali
Misalnya untuk data administrasi pelanggan, komunikasi, transaksi, keamanan akun layanan Hosch.id, atau aktivitas lain ketika Hosch.id sendiri menentukan tujuan dan kendali pemrosesan.
Hosch.id dapat menjadi Prosesor
Misalnya ketika sekolah/madrasah menentukan tujuan pemrosesan data dalam aplikasi dan Hosch.id hanya melakukan hosting, backup, migrasi, atau dukungan sesuai instruksi yang sah.
Peran bersama hanya bila faktanya demikian
Jika dua pihak benar-benar menentukan tujuan yang saling berkaitan dan cara pemrosesan secara bersama, pembagian peran perlu dinilai dan didokumentasikan sesuai keadaan aktual.
Individu yang datanya diproses
Subjek Data adalah orang perseorangan yang pada dirinya melekat Data Pribadi, termasuk pengguna, operator, guru, siswa, atau kontak lain sesuai konteks.
| Aktivitas | Peran yang mungkin | Siapa menentukan tujuan | Catatan operasional |
|---|---|---|---|
| Administrasi pelanggan Hosch.id | Hosch.id sebagai Pengendali | Hosch.id | Untuk penawaran, invoice, komunikasi, pengelolaan akun, dan administrasi layanan Hosch.id. |
| Data siswa/guru pada aplikasi pelanggan | Pelanggan sebagai Pengendali; Hosch.id dapat menjadi Prosesor | Sekolah/madrasah atau pihak yang berwenang | Hosch.id memproses sesuai instruksi untuk hosting, backup, migrasi, atau dukungan. |
| Log keamanan layanan Hosch.id | Dapat berada pada peran Pengendali Hosch.id | Tergantung tujuan dan kendali pemrosesan log | Digunakan seperlunya untuk keamanan, diagnosis, atau audit trail operasional. |
| Pemrosesan di luar instruksi Pengendali | Peran/tanggung jawab harus dinilai ulang | Pihak yang menentukan tujuan baru | Hosch.id tidak memperlakukan instruksi hosting sebagai izin umum untuk menggunakan data bagi tujuan lain. |
5. Dasar & Tujuan Pemrosesan
Persetujuan bukan satu-satunya dasar pemrosesan. Dasar harus dipilih sesuai aktivitas dan pihak yang berperan sebagai Pengendali.
| Kegiatan | Tujuan | Dasar yang dapat relevan* | Catatan |
|---|---|---|---|
| Administrasi & penagihan | Menjalankan dan mendokumentasikan layanan. | Perjanjian, kewajiban hukum, atau dasar lain yang sesuai. | Dipetakan berdasarkan hubungan dengan pelanggan dan kewajiban aktual. |
| Keamanan & pencegahan penyalahgunaan | Melindungi sistem, akun, dan layanan. | Kepentingan sah, perjanjian, kewajiban hukum, atau dasar lain yang sesuai. | Kepentingan sah perlu mempertimbangkan keseimbangan hak Subjek Data. |
| Komunikasi opsional tertentu | Tujuan yang tidak otomatis diperlukan untuk layanan. | Persetujuan bila aktivitas memang menggunakan persetujuan sebagai dasar. | Persetujuan harus spesifik dan dapat ditarik kembali sesuai ketentuan. |
| Data aplikasi pelanggan | Hosting/dukungan atas instruksi pelanggan. | Ditentukan oleh Pengendali pelanggan. | Hosch.id sebagai Prosesor tidak menggantikan kewajiban Pengendali menentukan dasar pemrosesan. |
*Bukan penetapan otomatis. Dasar hukum aktual ditentukan per kegiatan pemrosesan. UU PDP menyediakan beberapa dasar, termasuk persetujuan eksplisit, perjanjian, kewajiban hukum, kepentingan vital, kepentingan umum/kewenangan berdasarkan peraturan, dan kepentingan sah lainnya dengan memperhatikan keseimbangan hak.
6. Retensi, Backup & Penghapusan
Hosch.id tidak menggunakan satu masa simpan universal untuk semua data. Retensi ditentukan oleh tujuan pemrosesan, layanan, kewajiban hukum, kebutuhan dokumentasi, keamanan, serta kemampuan teknis sistem.
Disimpan selama diperlukan untuk tujuan layanan atau pemrosesan yang sah.
Dapat dipertahankan bila diperlukan untuk dokumentasi, transaksi, atau kewajiban hukum.
Dapat memiliki siklus retensi berbeda dari data aktif dan dipulihkan sesuai titik yang tersedia.
Dilakukan sesuai tujuan, kewajiban, permintaan yang sah, dan kemampuan teknis sistem.
Detail operasional berada pada Kebijakan Retensi Data.
7. Keamanan Data Pribadi
Langkah teknis dan organisatoris diterapkan secara proporsional terhadap ruang lingkup, akses, sistem, dan risiko yang relevan.
- pembatasan akses dan pengelolaan kewenangan;
- pengelolaan kredensial dan konfigurasi;
- pemeliharaan sistem sesuai komponen yang dikelola;
- backup dan pemulihan sesuai layanan;
- pencatatan teknis dan respons insiden bila relevan.
8. Hak Subjek Data Pribadi
Hak dapat digunakan sesuai syarat, prosedur, batas, dan pengecualian yang berlaku. Permintaan perlu ditujukan kepada Pengendali yang relevan dan dapat diverifikasi untuk mencegah akses oleh pihak yang tidak berwenang.
Memperoleh informasi mengenai identitas pihak, dasar kepentingan hukum, tujuan penggunaan, dan akuntabilitas pemrosesan.
Melengkapi, memperbarui, atau memperbaiki data yang salah/tidak akurat sesuai tujuan pemrosesan.
Mendapatkan akses dan salinan Data Pribadi tentang dirinya sesuai ketentuan.
Meminta penghentian pemrosesan atau penghapusan/pemusnahan sesuai syarat hukum yang berlaku.
Menarik persetujuan bila kegiatan pemrosesan memang didasarkan pada persetujuan.
Mengajukan keberatan pada kondisi yang diatur terhadap keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis/pemrofilan dan berdampak signifikan.
Meminta penundaan atau pembatasan pemrosesan secara proporsional sesuai tujuan pemrosesan.
Mendapatkan dan menggunakan data dalam format yang lazim/dapat dibaca sistem serta mengirimkannya ke Pengendali lain sepanjang sistem dapat berkomunikasi secara aman.
Hak untuk menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran pemrosesan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.
Permintaan hak disampaikan secara elektronik atau nonelektronik kepada Pengendali Data Pribadi yang relevan.
9. Pihak Ketiga, Prosesor Lain & Transfer Data
Penyediaan layanan dapat melibatkan pihak lain. Keterlibatan mereka tidak berarti seluruh pihak digunakan pada setiap layanan atau bahwa seluruh data dibagikan kepada mereka.
Dapat menerima data yang diperlukan untuk proses domain sesuai prosedur dan kebijakan layanan domain.
Dapat memproses data atau metadata teknis yang diperlukan agar layanan berjalan, sesuai konfigurasi yang digunakan.
Dapat terlibat pada website, email, analitik, keamanan, atau komponen lain bila memang dipakai pada layanan.
Data dibagikan hanya sejauh relevan dengan tujuan layanan, instruksi yang sah, keamanan, atau kewajiban hukum. Hosch.id tidak menjual Data Pribadi sebagai komoditas.
10. Kegagalan Pelindungan Data & Pemberitahuan
Penanganan bergantung pada jenis insiden, data yang terdampak, peran Hosch.id, Pengendali terkait, dan kewajiban hukum yang berlaku.
Koordinasi berdasarkan peran
Tindakan dapat mencakup pembatasan dampak, pengamanan akses, pemulihan, dokumentasi, koordinasi dengan Pengendali atau penyedia terkait, serta pemberitahuan bila diwajibkan. Jika Hosch.id hanya bertindak sebagai Prosesor, komunikasi kepada Subjek Data atau otoritas perlu dikoordinasikan sesuai tanggung jawab Pengendali dan ketentuan yang berlaku.
11. Tanggung Jawab Pelanggan & Pengguna
Pelindungan data bukan hanya urusan penyedia teknis. Pelanggan tetap memiliki kewajiban sesuai perannya.
- memastikan instruksi pemrosesan diberikan oleh pihak yang berwenang;
- memastikan data yang dikumpulkan/diunggah memiliki dasar yang sesuai;
- menjaga akun, kredensial, dan perangkat pengguna;
- membatasi akses sesuai tugas dan kewenangan personel;
- memperbarui atau mencabut akses ketika operator/PIC berubah;
- melaporkan dugaan penyalahgunaan atau insiden melalui kanal yang tersedia.
12. Perubahan Kebijakan
Kebijakan dapat diperbarui untuk menyesuaikan perubahan layanan, praktik operasional, keamanan, struktur pemrosesan, atau ketentuan hukum.
Versi terbaru dipublikasikan pada halaman ini. Perubahan material diupayakan disampaikan melalui kanal yang wajar sesuai konteks layanan.
13. Rujukan Hukum & Batas Kebijakan
Rujukan utama halaman ini adalah Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Kebijakan ini menjelaskan praktik dan pembagian tanggung jawab pada tingkat layanan Hosch.id. Halaman ini bukan pengganti peraturan perundang-undangan dan bukan pernyataan sertifikasi kepatuhan.
14. Permintaan Hak, Kontak & Penutup
Pertanyaan, permintaan hak, atau laporan dugaan insiden dapat disampaikan melalui Bantuan Admin.
Sertakan identitas/konteks yang cukup agar permintaan dapat diverifikasi, tetapi jangan mengirimkan kata sandi, OTP, private key, token, atau kredensial sensitif yang tidak diperlukan.
Untuk data yang dikendalikan sekolah/madrasah, Hosch.id dapat mengarahkan atau berkoordinasi dengan institusi terkait sebelum tindakan dilakukan.
Dokumen yang Dibaca Bersama Kebijakan Ini
Peran Pengendali/Prosesor, dasar pemrosesan, retensi, dan hak Subjek Data dinilai menurut konteks pemrosesan aktual.